ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

العالم بلا أوراق مع التجارة الإلكترونية

أحد أبرز أهداف التجارة الالكترونية – أو الأعمال الالكترونية – هي في تحويل الطرق المعتادة لأداء الأعمال وتحويلها – باستخدام التقنية – إلى صورة الكترونية .  هذا بدوره سينعكس إيجابياً على سرعة الأداء ، التكلفة وغيرها من المميزات الأخرى .
القرص المضغوط بمساحة 4 قيقا ، بإمكانه تخزين آلاف الكتب في مكان صغير جداً
القرص المضغوط بمساحة 4 قيقا ، بإمكانه تخزين آلاف الكتب في مكان صغير جداً
هذه التدوينة تناقش فكرة الاستغناء عن الأوراق ، والاعتماد على التقنية وأهم الأسباب التي تدفعنا إلى تبني مثل هذا الأمر بشكل أفضل .
  • فاعلية أكبر : ونقصد بالفاعلية هنا هو سرعة الوصول إلى المعلومة والدقة في إتمام ذلك . في السابق ، كان البحث عن المعلومة إن كانت في هيئة ورقية يتطلّب وقت طويل للبحث نظراً لضرورة تدخل العنصر البشري في عملية البحث واستخراج المعلومة . الآن ، الحاسوب – بالأتمتة – سهّل عملية الوصول للمعلومة ، وأصبح بالإمكان استدعاءها في لمح البصر . تقنيات مثل : قواعد البيانات ، وخوارزميات البحث كلها ساعدت على الوصول للمعلومة .مثال / في إدارة المحفوظات والوثائق في المملكة العربية السعودية – وزارة المالية –   ، كانت تستغرق عملية الوصول إلى مستند قديم من 1-3 أيام عمل . وإذا كانت المعاملة أو الوثيقة مستعجلة فعندها يحدث استنفار في الإدارة ويعمل أكثر من موظف . صالح الضراب ، مدير الإدارة ، والشخص الذي أدخل نظام الأرشفة الالكتروني ، يقول : ” بعد إدخال نظام الأرشفة الالكتروني ، اختصرنا عملية الوصول للمستندات إلى قرابة 2-4 ساعات ” .
  • تكلفة أقل : والتكلفة هنا تشمل تكلفة الطباعة ، والتي بدورها تنقسم إلى تكلفة الورق وتكلفة الأحبار والطباعة . إلى جانب ذلك ، تأتي مسألة التوزيع وتوصيل تلك الأوراق إلى المستهلكين . مع التقنية والنسخ الالكترونية من تلك النماذج أو المستندات ، لن يتم طباعة إلا ما ستكون الجهة بحاجة إلى طباعته ، بالإضافة إلى أن الوثائق ستكون متوفرة في مواقع الجهات أو في هيئة الكترونية يمكن تحميلها من قبل المستهلك دون الحاجة إلى توزيعها فيزيائياً .
  • حماية وأمان أكثر : في حين يتردد الكثيرين من الإقدام على التحوّل إلى عالم بلا أوراق بسبب ارتفاع نسبة المخاطرة ، قد يكون الأمر على العكس تماماً . يختلط في ذهن الكثيرين أن أمن المعلومات يقتصر على عنصر : الوصول للمعلومة ، بينما مفهوم أمن المعلومات يتعدى ذلك ليشمل : حماية المعلومات من الوصول الغير مشروع (السرية) ، تعديل تلك المعلومات (السلامة) وأيضاً بعدم تمكين الوصول إليها (التوافر) .مثال / أثناء حرب الخليج عام 1990م ، أصيب مبنى الأحوال المدنية في الرياض بإحدى الشظايا والتي أدّت إلى فقدات آلاف الوثائق في المبنى . عملية نقل تلك الوثائق تطلب وقت وجهد طويل ولم يكن بالإمكان نقلها إلى أماكن آمنة . الآن ، تخيلوا لو أن الوثائق كانت مخزنة بهيئة الكترونية ، كان سيكون بالإمكان عمل نسخ احتياطي في مكان مختلف ( سويسرا مثلا ً:) ) في فترة بسيطة .
كيف يمكن البدء ؟
لحسن الحظ ، يمكنك البدء فوراً . بدءاً من النماذج الورقية ، يمكنك تحويلها إلى هيئة الكترونية – كلياً – أو حتى جزئياً . نقصد بكلياً هنا ، تحويلها إلى نماذج الكترونية يمكن تعبئتها وإرسالها ومتابعتها الكترونياً دون الحاجة إلى طباعتها . أما التحوّل الجزئي ، فيكون بإتاحة هذه الوثائق بشكل الكتروني وإتاحة تحميلها للمستفيدين ليقوموا بتعبئتها ثم طباعتها .
التوجّه نحو ” مكاتب بدون أوراق ” توجّه أصبح الآن عالمياً ، خاصة مع نشاط كثير من المؤسسات التي تنادي بأن نكون نحن البشر أصدقاء للبيئة وأن نتوقف عن ” قطع الأشجار ” لاستخدامها للورق .
إلى جانب ذلك ، دعم هذا التوجّه بابتكار أجهزة كثيرة ” الأجهزة اللوحية مثلاً ” ، ساعد في نشر ثقافة الكتب الالكترونية والمستندات الغير ورقية . الثورة بدأت بمنتج أمازون – الكندل – والآن تتابعت الأجهزة اللوحية بدءاً بالآيباد ، وانتهاءاً بقارئ الكتب “نو” .
في هذه المدونة تعرضنا لمواضيع كثيرة تُسهم في تقليص الاعتماد على الورق ، فمثلاً تحدثنا عن أنظمة تدفق المعلومات وكيف أنها أسهمت في تسريع إجراءات العمل والاستغناء عن الورق . وتحدثنا أيضاً عنالحكومة الالكترونية ، والتي إن تحولت بكافة أجزاءها ستشكّل نقلة نوعية في الأعمال الالكترونية والاستغناء عن الورق .
صورة لإحدى الصحف الورقية تعلن فيها عن تطبيق الآيباد لتصفح الصحيفة الكترونياً
مارأيكم ، هل سيأتي يوم نعيش فيه بدون ورق ؟

 

الشركة العربية للتجارة والتسويق الإلكتروني